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HomeMy WebLinkAbout9A Fleet Purchases Presentation20 1 6 F l e e t Pu r c h a s e s 20 1 6 F l e e t Pu r c h a s e s Fe b r u a r y 8 , 2 0 1 6 Ci t y C o u n c i l M e e t i n g Fe b r u a r y 8 , 2 0 1 6 Ci t y C o u n c i l M e e t i n g  Ve h i c l e s a n d e q u i p m e n t a r e p r o g r a m e d f o r re p l a c e m e n t i n t h e E q u i p m e n t R e p l a c e m e n t P l a n  Th i r t e e n p i e c e s o f e q u i p m e n t r e q u i r e c o u n c i l ap p r o v a l f o r p u r c h a s e / r e p l a c e m e n t s  Po l i c e v e h i c l e s w e r e a p p r o v e d a t t h e J a n . 1 1 , 2 0 1 6 me e t i n g  Th e r e a r e n i n e p r o g r a m e d a n d o n e u n p r o g r a m e d Pu b l i c W o r k s u n i t s f o r w h i c h a p p r o v a l i s s o u g h t to n i g h t  Fi r e T a n k e r T r u c k r e f u r b i s h i n g w i l l b e b r o u g h t a t a la t e r m e e t i n g Fl e e t R e p l a c e m e n t P l a n Fl e e t R e p l a c e m e n t A n a l y s i s Ve h i c l e ID De p a r t m e n t V e h i c l e C a t e g o r y Us e Ca t e g o r y Po i n t s (5 P o i n t s ) Ma n u f a c t u r e d Da t e Ve h i c l e Ag e Ex p e c t e d Li f e s p a n Ag e Po i n t s (1 5 P o i n t s ) Cu r r e n t Od o m e t e r Ex p e c t e d En g i n e Li f e s p a n Mi l e a g e Po i n t s (1 0 P o i n t s ) Re p a i r Co u n t Re l i a b i l i t y Po i n t s (5 P o i n t s ) Co n d i t i o n Po i n t s (5 P o i n t s ) Ma i n t . / R e p a i r Co s t s Pu r c h a s e Pr i c e Maint/ Repair PercentageRepairPoints (5 Points)Overall Condition Index 46 9 PU B L I C WO R K S TR U C K - 5 T O N - D U M P - SI N G L E A X L E 3 20 0 1 1 5 1 2 19 82 , 4 6 3 1 2 0 , 0 0 0 7 9 25 $4 7 , 6 2 8 $ 2 0 0 , 0 0 0 2 3 . 8 1 % 2 38 54 6 PU B L I C WO R K S TR U C K - 1 T O N D U M P 3 19 9 9 1 7 1 0 26 10 5 , 7 2 0 1 5 0 , 0 0 0 7 6 25 $4 3 , 2 9 2 $ 5 5 , 0 0 0 7 8 . 7 1 % 4 47 52 1 PU B L I C WO R K S TA N K E R - > H O O K TR U C K w / B O X 3 19 9 1 2 5 1 5 25 58 , 7 4 9 1 2 0 , 0 0 0 5 5 25 $3 5 , 9 0 0 $ 1 2 0 , 0 0 0 2 9 . 9 2 % 2 42 50 1 P A R K S SK I D S T E E R w/ B R O O M 3 20 0 8 8 6 20 3, 4 0 5 3 , 5 0 0 10 11 25 $1 6 , 4 2 9 $ 6 8 , 3 0 0 2 4 . 0 5 % 2 42 53 9 P A R K S U T I L I T Y V E H 3 20 0 7 9 1 0 14 1, 7 8 4 3 , 5 0 0 5 3 15 $1 6 , 2 3 6 $ 2 4 , 0 0 0 6 7 . 6 5 % 3 31 50 3 P A R K S M O W E R - 1 6 F T 3 20 0 8 8 1 0 12 3, 6 1 2 3 , 5 0 0 10 6 25 $1 2 , 5 5 2 $ 9 7 , 5 0 0 1 2 . 8 7 % 1 33 52 5 P A R K S M O W E R - 6 F T 3 20 0 9 7 8 13 3, 4 6 6 3 , 5 0 0 10 14 25 $1 5 , 2 5 3 $ 3 5 , 0 0 0 4 3 . 5 8 % 2 35 52 6 P A R K S M O W E R - 6 F T 3 20 0 9 7 8 13 3, 6 9 9 3 , 5 0 0 11 15 25 $2 2 , 3 2 8 $ 3 5 , 0 0 0 6 3 . 7 9 % 3 37 47 4 PU B L I C WO R K S RO L L E R - S M A L L 3 20 0 9 7 6 18 68 1 1 , 0 0 0 7 4 15 $3 , 8 3 9 $ 2 4 , 4 0 0 1 5 . 7 3 % 1 35 Us e C a t e g o r y P o i n t s - O n e p o i n t f o r n o n - e s s e n t i a l u s e v e h i c l e ( s t a f f c a r ) , u p t o 5 p o i n t s f o r c r i t i c a l - u s e v e h i c l e ( e . g . F i r e T r u c k , p o l i c e s q u a d ca r ) Ag e P o i n t s - O n e p o i n t i s g i v e n f o r e a c h y e a r o f v e h i c l e a g e , d i v i d e d b y t h e e x p e c t e d v e h i c l e l i f e a n d m u l t i p l i e d b y 1 5 . Mi l e a g e P o i n t s - M i l e a g e o r h o u r s o f t h e v e h i c l e , d i v i d e d b y t h e e x p e c t e d e n g i n e l i f e a n d m u l t i p l i e d b y 1 0 . Re l i a b i l i t y P o i n t s - N u m b e r o f n o n - s c h e d u l e d r e p a i r s i n p a s t 1 2 m o n t h s . 1 p o i n t f o r l e s s t h a n 5 , 2 f o r 5 - 1 5 , 3 f o r 1 6 - 2 5 , 4 f o r 2 6 - 3 5 , a n d 5 f o r mo r e t h a n 3 6 . Re p a i r P o i n t s - C o s t o f m a i n t e n a n c e a n d r e p a i r s ( e x c l u d i n g a c c i d e n t r e p a i r s t r a c k e d s i n c e 2 0 1 3 ) o v e r l i f e o f v e h i c l e d i v i d e d b y t h e r e p l a c e m en t c o s t a n d p e r m a n e n t e q u i p m e n t . 1 p o i n t f o r 2 0 % o r l e s s , 2 p o i n t s f o r 2 1 % - 4 8 % , 3 p o i n t s f o r 4 9 % - 7 5 % , 4 p o i n t s f o r 7 6 % - 9 9 % , f o r p o i n t s f o r 1 0 0 % o r m o r e . Co n d i t i o n P o i n t s - P o i n t s g i v e n d u r i n g a n n u a l i n s p e c t i o n w i t h 0 p o i n t s f o r b r a n d - n e w v e h i c l e , a n d 5 p o i n t s f o r a v e h i c l e w i t h s a f e t y p r o b l e m s o r e x t r e m e w e a r a n d t e a r Ov e r a l l C o n d i t i o n R a t i n g - T h e s u m o f t h e i n d i v i d u a l e l e m e n t s ( N o t e t h a t t h e O C I p r e s e n t e d h e r e w i l l d i f f e r f r o m t h e C I P s p r e a d s h e e t d u e t o t h e d i f f e r e nt R e p a i r P o i n t s c a l c u l a t i o n ) . S e e t a b l e b e l o w f o r c l a s s i f i c a t i o n o f O C I . OC I R a n g e C o n d i t i o n C a t e g o r y <1 5 p o i n t s E x c e l l e n t C o n d i t i o n 15 - 2 5 p o i n t s Go o d C o n d i t i o n 25 - 3 5 p o i n t s Qu a l i f i e s f o r R e p l a c e m e n t ≥35 p o i n t s Ne e d s I m m e d i a t e C o n s i d e r a t i o n Fl e e t P u r c h a s e A n a l y s i s Eq u i p m e n t Re f u r b i s h i n g An a l y s i s Le a s e / R e n t a l Op t i o n s Ze r o V a l u e Op e r a t i o n s Al t e r n a t i v e Fu e l A n a l y s i s Eq u i p m e n t Ut i l i z a t i o n Used Equipment Options #4 6 4 - T a n d e m Ax l e D u m p Tr u c k NA Eq u i p m e n t cu s t o m i z e d f o r u s e N A D i e s e l o n l y U t i l i z a t i o n O p t i m i z e d Equipment cu s t o m i z e d f o r u s e #4 6 9 - 2 0 0 1 Si n g l e A x l e Du m p T r u c k At u s e f u l l i f e , n o t co s t e f f e c t i v e Eq u i p m e n t cu s t o m i z e d f o r u s e Ve h i c l e h a s ex c e e d e d u s e f u l l i f e D i e s e l o n l y U t i l i z a t i o n O p t i m i z e d Equipment cu s t o m i z e d f o r u s e #5 4 6 - 1 9 9 9 Fo r d F 5 5 0 4 X 4 Du m p At u s e f u l l i f e , n o t co s t e f f e c t i v e Eq u i p m e n t cu s t o m i z e d f o r u s e Ve h i c l e h a s ex c e e d e d u s e f u l l i f e D i e s e l o n l y U t i l i z a t i o n O p t i m i z e d Equipment cu s t o m i z e d f o r u s e #5 2 1 - 1 9 9 1 Ta n k e r T r u c k At u s e f u l l i f e , n o t co s t e f f e c t i v e Eq u i p m e n t cu s t o m i z e d f o r u s e Ve h i c l e h a s ex c e e d e d u s e f u l l i f e Di e s e l o n l y Co n s i d e r H o o k Tr u c k Equipment cu s t o m i z e d f o r u s e #5 0 1 - 2 0 0 8 Sk i d l o a d e r At u s e f u l l i f e , n o t co s t e f f e c t i v e Le a s e / R e n t a l Op t i o n i s m o r e ex p e n s i v e Ve h i c l e h a s ex c e e d e d u s e f u l l i f e D i e s e l o n l y U t i l i z a t i o n O p t i m i z e d Equipment cu s t o m i z e d f o r u s e #5 0 3 - 2 0 0 8 1 6 f t Mo w e r At u s e f u l l i f e , n o t co s t e f f e c t i v e Le a s e / R e n t a l Op t i o n i s m o r e ex p e n s i v e Ve h i c l e h a s ex c e e d e d u s e f u l l i f e D i e s e l o n l y U t i l i z a t i o n O p t i m i z e d Equipment cu s t o m i z e d f o r u s e #5 2 5 - 2 0 0 9 6 f t Mo w e r At u s e f u l l i f e , n o t co s t e f f e c t i v e Le a s e / R e n t a l Op t i o n i s m o r e ex p e n s i v e Ve h i c l e h a s ex c e e d e d u s e f u l l i f e D i e s e l o n l y U t i l i z a t i o n O p t i m i z e d Equipment cu s t o m i z e d f o r u s e #5 2 6 - 2 0 0 9 6 f t Mo w e r At u s e f u l l i f e , n o t co s t e f f e c t i v e Le a s e / R e n t a l Op t i o n i s m o r e ex p e n s i v e Ve h i c l e h a s ex c e e d e d u s e f u l l i f e D i e s e l o n l y U t i l i z a t i o n O p t i m i z e d Equipment cu s t o m i z e d f o r u s e #5 3 9 - 2 0 0 7 Ut i l . V e h . At u s e f u l l i f e , n o t co s t e f f e c t i v e Le a s e / R e n t a l Op t i o n i s m o r e ex p e n s i v e Ve h i c l e h a s ex c e e d e d u s e f u l l i f e Ga s o l i n e o n l y U t i l i z a t i o n O p t i m i z e d N o t c o s t e f f e c t i v e #4 7 4 - 2 0 0 9 As p h a l t R o l l e r At u s e f u l l i f e , n o t co s t e f f e c t i v e Le a s e / R e n t a l Op t i o n i s m o r e ex p e n s i v e Ve h i c l e h a s ex c e e d e d u s e f u l l i f e Di e s e l o n l y Co n s i d e r L a r g e r Un i t None Found 20 1 6 P u b l i c W o r k s Pu r c h a s e s St r e e t s 46 4 Ta n d e m  Ax l e  Du m p  Tr u c k  (N E W ) 46 9 5 ‐To n  Si n g l e  Ax l e  Du m p  Tr u c k 47 4 As p h a l t  Ro l l e r  (f a i l e d  in  20 1 5 ) Pa r k s 54 6 1 ‐To n  Du m p  Tr u c k 50 1 Sk i d l o a d e r 50 3 Mo w e r  –1 6  fo o t 52 1 Wa t e r  Tr u c k 52 5 Mo w e r  –6  Fo o t  wi t h  br o o m 52 6 Mo w e r  –6  Fo o t  wi t h  bl o w e r 53 9 Ut i l i t y  Ve h i c l e  – G e n e r a l  Pu r p o s e  La s t m a j o r e q u i p m e n t w a s a d d e d i n 2 0 0 3  Th e C i t y h a s a d d e d a l m o s t 1 9 m i l e s o f r o a d s a n d co r r e s p o n d i n g i n f r a s t r u c t u r e  Th i s t r u c k w i l l b e a s s i g n e d a 1 0 + c e n t e r l i n e m i l e pl o w r o u t e  Ut i l i z e d y e a r r o u n d b y S t r e e t s , U t i l i t i e s , a n d P a r k s #4 6 4 T a n d e m D u m p T r u c k #5 2 1 W a t e r T r u c k  19 9 1 T a n k e r T r u c k ( 2 5 Ye a r s )  Wa t e r i n g s o d , t r e e s , a n d ot h e r p l a n t i n g s i n s u m m e r  Da i l y f l o o d i n g o f t h e i c e ri n k s i n t h e w i n t e r  Cl e a n i n g o f l i f t s t a t i o n s  Cl e a n i n g o f e n v i r o n m e n t a l st r u c t u r e s  Du s t c o n t r o l f o r s t r e e t sw e e p i n g  Co o l i n g o f t h e a s p h a l t sa w Re p l a c e $ 1 5 8 , 0 6 2 #5 2 1 O p t i o n s Ho o k T r u c k Ho o k T r u c k $ 2 1 1 , 1 1 5  Fl e x i b i l i t y o f u s e s  Eq u i p p e d w i t h t a n k a n d du m p b o x a t t a c h m e n t s  Us e d f o r d o w n t o w n s n o w ha u l i n g  Us e d t o h a u l m a t e r i a l s f o r pr o j e c t s  Us e d t o h a u l d e b r i s  Fu t u r e e x p a n d a b i l i t y  Ar t i c u l a t i o n j o i n t s h e a r e d in 2 0 1 0 & 2 0 1 5  Ut i l i t y R e p a i r s  St r e e t P a t c h e s  Pa r k i n g L o t R e p a i r s  Ro l l s i n f i e l d s  Us e d a b o u t 2 0 0 h o u r s an n u a l l y #4 7 4 A s p h a l t R o l l e r Pu r c h a s e : 1. Co n t r a c t o r g r a d e a s p h a l t r o l l e r ( ~ 3 , 5 0 0 l b s . )  In t e n d e d f o r s m a l l a s p h a l t j o b s , p r i m a r i l y dr i v e w a y w o r k c o m p a c t i n g t h i n n e r l i f t s o f a s p h a l t  Re c o m m e n d e d l i f e e x p e c t a n c y i s ~ 6 y e a r s  ~$ 2 3 p e r h o u r o f u s e 2. U t i l i t y G r a d e A s p h a l t R o l l e r ( ~ 5 , 6 0 0 l b s )  In t e n d e d f o r m e d i u m t o l a r g e r a s p h a l t j o b s  Ca n c o m p a c t f u l l d e p t h p a t c h e s  Co u l d b e u s e d f o r I n - h o u s e t r a i l r e p l a c e m e n t  Re c o m m e n d e d l i f e e x p e c t a n c y 1 5 y e a r s  ~$ 1 2 p e r h o u r o f u s e #4 7 4 A s p h a l t R o l l e r O p t i o n s Re n t a l :  $1 8 0 0 p e r m o n t h  $6 0 0 p e r w e e k  Ro u g h l y $ 3 5 p e r h o u r o f u s e Bo r r o w i n g :  SM S C , S c o t t C o u n t y , S h a k o p e e & S a v a g e O w n As p h a l t R o l l e r s  Li m i t e d a v a i l a b i l i t y #4 7 4 A s p h a l t R o l l e r O p t i o n s Eq u i p m e n t R e p l a c e m e n t P l a n Pu r c h a s e s f o r w h i c h a u t h o r i z a t i o n i s b e i n g s o u g h t $ 9 8 5 , 7 1 7 Di s p o s a l v a l u e o f t r a d e - i n s $ 9 2 , 0 0 0 To t a l P u r c h a s e A m o u n t $ 8 9 3 , 7 1 7 Bu d g e t f o r w h i c h p u r c h a s e a u t h o r i z a t i o n i s b e i n g s o u g h t $ 9 5 2 , 0 2 9 Ov e r / ( U n d e r ) b u d g e t ( P l a n n e d P u r c h a s e s ) ( $ 5 8 , 3 1 2 ) As p h a l t R o l l e r ( U n p l a n n e d ) $ 4 1 , 0 2 4 Ov e r / ( U n d e r ) b u d g e t w i t h A s p h a l t R o l l e r ( $ 1 7 , 2 8 8 ) $0$50$100$150$200$250 $0 $4 0 0 , 0 0 0 $8 0 0 , 0 0 0 $1 , 2 0 0 , 0 0 0 $1 , 6 0 0 , 0 0 0 $2 , 0 0 0 , 0 0 0 20 0 0 2 0 0 5 2 0 1 0 2 0 1 5 2 0 2 0 2 0 2 5 2 0 3 0 Fl e e t   Re p l a c e m e n t   Co s t s An n u a l i z e d  Re p l a c m e n t  Co s t Ex p e n d i t u r e s $/ H o u s e h o l d $/ C a p i t a Qu e s t i o n s Qu e s t i o n s